L'ufficio legale in outsourcing

Nel mondo attuale degli affari il servizio di assistenza e consulenza legale alle imprese è divenuto ormai fondamentale.

Un’attenta gestione dell’impresa infatti, grazie all’assistenza di un legale specializzato, permette di prevenire il rischio del contenzioso, con conseguente risparmio di tempi e risorse.

Oggi, uno Studio Legale d’affari deve sperimentare un nuovo servizio particolarmente vantaggioso per le aziende e cioè quello dell’Ufficio Legale in Outsourcing”.

Se finora solo le grandi multinazionali potevano permettersi un ufficio legale, oggi è la volta delle PMI, sempre più impegnate a districarsi tra il proliferarsi incessante di nuove normative. Tutte le imprese sanno che una cattiva transazione è meglio (nella maggior parte dei casi) di una vittoria in sede giudiziaria.

Sanno anche che potrebbero evitare molti problemi se avessero l'accortezza di chiedere lumi ad un professionista quando sorge un dubbio. Purtroppo accade, spesso, che si debbano prendere in tempi brevi decisioni su aspetti che solo apparentemente appaiono irrilevanti. E così  succede spesso che le liti giudiziarie sono conseguenza di piccole sfumature, di particolari considerati irrilevanti. Quante liti si potrebbero evitare sottoponendo di volta in volta atti e negozi ad un professionista esperto?

Normalmente avere un ufficio legale interno comporterebbe dei costi insostenibili per una piccola o media impresa, ecco dunque l'innovazione costituita dall'Ufficio Legale in outsourcing.

Si condivide l'avvocato con altre aziende, come d'altra parte avviene oggi con il commercialista.

Quando c'è un problema o un dubbio si chiama lo Studio Legale e si consulta l'avvocato attraverso un canale dedicato.

Il “sevizio di outsourcing” di uno Studio Legale d’affari  è uno strumento manageriale, di carattere tattico e strategico, che consente all'azienda di liberarsi di alcune funzioni di supporto per puntare sulle attività in cui l'azienda si sente più forte: è questo in sostanza il motivo principale, affiancato a quello della riduzione dei costi, che induce un numero sempre maggiore di imprese a ricorrere all'outsourcing.    

Delegare a professionisti esterni la gestione di attività considerate non strategiche per le imprese costituisce l'unica via concretamente praticabile per raggiungere l'obiettivo di concentrarsi sul core business, obiettivo che oggi è imposto dai mercati.

I vantaggi dell'Outsourcing e l'approccio dello Studio Legale d’affari

La terziarizzazione della funzione legale, dicevamo, consente all'impresa:

• Di concentrarsi sul "core business" dal momento che diminuisce il numero di attività da lei direttamente gestite; evitando di dover investire in attività secondarie che oltretutto, per raggiungere livelli di competitività assoluta, necessiterebbero di investimenti ingenti, comunque non giustificabili da risultati proporzionalmente adeguati;
• Di ridurre i costi, perché l'impresa si affida ad un partner specializzato che ha come business principale l'attività che l'impresa esternalizza;
• Di trasformare i costi fissi in costi variabili, dato che i costi del personale e delle attrezzature (ammortamenti) coinvolte sono sostenuti dall'operatore esterno;
• Di avere maggiore flessibilità, ossia una maggiore capacità di far fronte ad improvvise variazioni di processi di business, in quanto il provider, grazie alla propria organizzazione specifica, è in grado di compensare i picchi di un cliente con altri a stagionalità contraria;
• Di migliorare il livello di servizio grazie all'utilizzo di operatori specializzati;
• Di valorizzare il personale, in quanto non più impegnato in lavori di routine, può concentrarsi maggiormente sugli aspetti focali della sua attività, migliorando ragionevolmente la professionalità;
• Di migliorare la qualità dei servizi offerti e dei prodotti forniti, in quanto la professionalità specifica del provider, garantita da assicurazioni sul rischio professionale,  consente di assicurare standard qualitativi elevati.

La decisione se realizzare o meno un programma di Outsourcing non deve fermarsi, tuttavia, all'esame dei potenziali benefici connessi a tale scelta, ma comporta un'attenta analisi delle implicazioni gestionali ed organizzative che ne discendono.

Lo Studio Legale d’affari assiste l'azienda a gestire il cambiamento organizzativo durante il periodo di transizione: sono infatti molteplici i casi in cui importanti innovazioni organizzative, introdotte in azienda tramite degli ambiziosi progetti di cambiamento, si sono poi rivelate un insuccesso a causa sia delle forti resistenze interne, sia delle incapacità di creare il consenso tramite un attivo coinvolgimento di tutta la struttura aziendale.

Durante questa fase di transizione, infatti,  risulta critico il modo in cui vengono rilasciate le informazioni in merito alle decisioni prese al vertice dell'azienda; la comunicazione di eventuali cambiamento non ancora sicuri potrebbe creare un clima di instabilità che andrebbe a scapito della produttività dell'azienda.
Le decisioni di outsourcing presuppongono inoltre un cambiamento di tipo culturale: diventa indispensabile saper riconoscere al fornitore il ruolo di partner, il che comporta non solo mettere in comune le capacità complementari di ciascuna delle parti (cooperazione), ma stabilire anche un rapporto fiduciario basato sulla buona fede e sul rispetto reciproco.

L'impresa cliente può essere affiancata dallo Studio Legale d’affari in molte decisioni che possono apparire di natura strettamente commerciale, ma che dietro nascondono esposizioni legali e possono tramutarsi in danni economici per l'azienda.

Un'impresa non ha bisogno del legale per affrontare una causa anzi, si potrebbe dire l'esatto contrario; l'impresa ha bisogno di un “legal manager” che le fornisca la “consulenza legale specifica” proprio per evitare di iniziare cause.

Si parla di “legale” in quanto vi è la necessità di un professionista che studi il caso, rilasci pareri e difenda i diritti dell'impresa anche eventualmente in sede giudiziaria.

Altresì deve essere un “manager” perché deve fornire in maniera tempestiva, liberando così da tale onere l'impresa, quelle indicazioni opportune per favorire il  regolare prosieguo dell’attività del cliente.

In sostanza, con la sottoscrizione di un “contratto di consulenza legale continuativa” lo Studio Legale d’affari diventa per l’impresa, un costante e quotidiano punto si riferimento circa la gestione delle questioni di carattere legale.

Questo differenzia lo Studio Legale d’affari da altri Studi tradizionali che esprimono la propria professionalità principalmente nel difendere, dinanzi al giudice, diritti dei propri clienti quando il problema è già sorto e necessitano, ovviamente, di tutela.

Infine, per chiarire alcuni dubbi riguardo della “consulenza legale continuativa” si riportano qui di seguito alcune delle domande più frequenti che, preliminarmente alla sottoscrizione del contratto, sono state poste all’avvocato:

1) E' possibile avere una consulenza annuale con lo Studio Legale d’affari che ha sede ad esempio a Bari se la mia azienda ha sede a Lecce?

Certo è possibile.

L’attività viene prestata prevalentemente (l’impresa cliente può in qualsiasi momento contattarci per ricevere consigli e/o pareri legali personalizzati) tramite e-mail, fax e telefono, e anche mediante incontri periodici in casi di situazioni urgenti e se accordati nel contratto presso la sede del cliente.

Più propriamente, a scelta del cliente il “parere legale” potrà essere reso:

1. PER VIA TELEMATICA: inviato esclusivamente via e-mail e/o fax all’indirizzo di posta elettronica e/o numero telefonico indicato dal cliente;

2. PER VIA TELEFONICA: attraverso chiamata al numero indicato dal cliente.

2) In che cosa consiste la consulenza legale continuativa per un'impresa?

La consulenza legale continuativa è un “contratto” (annuale, biennale, triennale etc.) tra l'impresa-cliente e lo Studio Legale d’affari che alla sua scadenza potrà essere rinnovato per mutuo consenso delle parti.

In virtù di detto contratto l'impresa può contattare, in qualsiasi momento, lo Studio per ottenere consigli e/o pareri legali (per via telematica o per via telefonica) in materia di diritto civile, di diritto commerciale e societario, di diritto del lavoro e ADR.

Per di più con la sottoscrizione del contratto di consulenza lo Studio Legale d’affari qualora l'impresa-cliente abbia ulteriormente bisogno di atti “diversi” da quelli aventi natura stragiudiziale e purché strettamente dipendenti dal “mandato” ratificato, fornirà tutte le informazioni utili circa la complessità dell'incarico e suggerirà la strada da seguire.

Inoltre lo Studio Legale d’affari, al fine di agevolare l'impresa-cliente in una decisione riguardante l'attività di quest'ultima, fornisce ad essa vantaggi e rischi sulla questione.

3) Diverse buone ragioni per sottoscrivere un contratto di consulenza legale:

·         per non dovervi più chiedere: si può fare?

·         per avere un esperto che vi dica se avete ragione o torto;

·         per decidere se vale la pena fare una causa;

·         per non essere colti impreparati da vertenze o altre raccomandate che piombino in azienda;

·         per avere il Vs. consulente legale 24 ore su 24 che vi segue costantemente ed eviti, per quanto possibile, il ricorso a procedure giudiziarie;

·         per sapere quanto costa prima di pagare;

·         perché una raccomandata tecnica ha sempre il suo peso;

·         perché in ultima analisi prevenire è meglio.

 

4) Ma se sottoscriviamo un contratto di consulenza legale continuativa poi si resta legati al vincolo per quanto tempo?

L'impresa cliente resta vincolata al contratto solo per la durata dello stesso.

Se il contratto è annuale una volta scaduto il termine se l'impresa-cliente non vuole rinnovare il contratto è libera da ogni sorta di vincolo.

Lo stesso dicasi in caso di sottoscrizione di contratto biennale o pluriennale.